Política de Privacidad | Dromlik Colombia

Acuerdo de Política de Privacidad de Drömlik UCaaS

El uso continuado de Drömlik UCaaS (el “Servicio”) implica que usted acepta los procedimientos de tratamiento de datos descritos en este acuerdo.

Esta política describe cómo Drömlik trata su información, no cómo la tratan otras organizaciones. Si usted utiliza el Servicio en su lugar de trabajo, o en un dispositivo o cuenta proporcionados por su empleador u otra organización, dicha organización puede tener sus propias políticas sobre el almacenamiento, acceso, modificación, eliminación y conservación de las comunicaciones y los contenidos. En algunos casos, su administrador podría acceder a contenidos que de otro modo serían privados para usted o para un grupo limitado de personas. Consulte con su empleador o administrador cuáles son las políticas aplicables.

Naturaleza y finalidad del tratamiento

Drömlik UCaaS es una plataforma alojada de comunicación y colaboración. Trata datos personales de las personas que participan en las comunicaciones gestionadas a través del Servicio.

Información que tratamos

A través de su uso de Drömlik UCaaS, podemos tratar distintos tipos de información: parte de ella permite identificar a una persona y otra es no identificable o agregada. Por ejemplo:

Información personal: datos de la cuenta, nombres e información de contacto utilizados para la creación de cuentas y la administración de la central telefónica (PBX).
Troncales: números telefónicos asociados a la configuración y el enrutamiento del sistema.
Registros detallados de llamadas (CDR): nombres y números de origen y destino, fecha y hora, duración y demás métricas necesarias para la generación de reportes y la operación del servicio.
Grabaciones de llamadas: desactivadas por defecto y disponibles solo si se activan expresamente. Cuando están activadas, las grabaciones incluyen metadatos de la llamada (números, direcciones IP) y archivos de audio cifrados, almacenados de forma segura dentro del sistema.
Buzón de voz: mensajes de voz almacenados con el nombre y número de quien llama y el contenido del mensaje (esta función puede desactivarse).
Transcripción del buzón de voz: integración opcional con la API Speech-to-Text de Google Cloud para la transcripción de mensajes.
Gestión de contactos (contactos de la empresa y personales): almacenamiento y sincronización opcionales de información de contacto, como nombre, empresa, correo electrónico y números telefónicos.
Conferencias y comunicaciones WebRTC: nombres y números telefónicos de los participantes, transmitidos por canales cifrados; no se graban ni se almacenan, salvo que la grabación esté activada.
Integraciones: integraciones opcionales basadas en autenticación (CRM, mesa de ayuda, Active Directory, Microsoft 365, Outlook, entre otras) para la sincronización de datos o la visualización de ventanas emergentes durante las llamadas.
API y SDK: desactivados por defecto. Cuando se activan, aplicaciones de terceros pueden acceder a los datos del sistema mediante credenciales seguras.
Funciones de inteligencia artificial y automatización: funciones opcionales de transcripción, conversión de texto a voz o resúmenes basadas en inteligencia artificial. Los datos tratados por modelos de IA de terceros (por ejemplo, AWS o Azure) se limitan al contenido enviado para la función seleccionada.
Mensajería e integraciones omnicanal: integraciones opcionales con plataformas como WhatsApp o SMS para la comunicación con clientes.
Archivo remoto: función opcional para transferir datos cifrados a servicios de almacenamiento de terceros administrados por el cliente.
Registros del sistema y de operación: registros de diagnóstico y operación utilizados para la resolución de problemas y el monitoreo.
Notificaciones de eventos y reportes: utilizados para alertas y resúmenes de actividad relacionados con la operación del sistema.

Todas las integraciones y servicios opcionales están desactivados por defecto y deben ser activados expresamente por el administrador.

Cómo usamos su información

Drömlik UCaaS utiliza los datos recopilados para:

Prestación del servicio: proporcionar las funciones de comunicación, colaboración y central telefónica (PBX) relacionadas.
Administración del sistema: aprovisionamiento, resolución de problemas y reportes de rendimiento.
Notificaciones: actualizaciones del sistema, restablecimiento de contraseñas o alertas administrativas.
Soporte y mantenimiento: asistencia con problemas técnicos o mejoras del servicio.

Conservación de los datos

Grabaciones de llamadas, CDR y mensajes de voz: pueden eliminarse de forma permanente desde el Portal de Administración Web o la interfaz administrativa correspondiente.
Registros y reportes almacenados: se conservan únicamente durante el tiempo necesario para el funcionamiento del servicio, el cumplimiento normativo o la resolución de problemas.

Comunicación y divulgación de datos

Drömlik solo podrá compartir o divulgar datos en las siguientes circunstancias:

Con el consentimiento del usuario o del administrador.
Para cumplir con procesos legales, como órdenes judiciales o requerimientos de autoridades.
Para proteger la seguridad, los derechos o los bienes de los usuarios o del público.
Para detectar o prevenir fraudes, amenazas a la seguridad o problemas técnicos.

Si Drömlik recibe una solicitud de información de una autoridad o de un tercero, informará previamente al titular de los datos, siempre que la ley lo permita.

Seguridad

Drömlik adopta medidas razonables y adecuadas para proteger sus datos contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o divulgación.

Toda transmisión de datos sensibles (por ejemplo, credenciales de inicio de sesión) se cifra mediante SSL/TLS.
Los datos almacenados se conservan cifrados.
El acceso al sistema está restringido mediante autenticación y controles de acceso basados en roles.
Seguimos estándares de seguridad de la información generalmente aceptados en la industria durante la transmisión y el almacenamiento de datos.

Cambios a esta Política de Privacidad

Drömlik puede actualizar esta política periódicamente. El uso continuado de Drömlik UCaaS después de dichos cambios implica la aceptación de los términos revisados. En caso de cambios sustanciales, podremos informarle por otros medios o solicitar nuevamente su consentimiento.