En una clínica o un consultorio, la recepción hace dos trabajos a la vez: atender al paciente que está en el mostrador y contestar el teléfono. Cuando las dos cosas coinciden, una de ellas sale mal. O el paciente presencial espera, o la llamada se pierde y con ella una cita. Dromlik, un sistema telefónico en la nube para empresas en Colombia, incluye una recepcionista con IA que atiende esas llamadas en español natural, toma las solicitudes de cita y trabaja junto con WhatsApp para confirmar y recordar citas a tus pacientes.
En resumen:
- La recepcionista con IA de Dromlik contesta las llamadas de tu clínica cuando la recepción está ocupada, fuera de horario y en festivos.
- Toma solicitudes de cita, responde preguntas frecuentes y transfiere al equipo lo que necesita atención humana.
- Las confirmaciones y los recordatorios por WhatsApp ayudan a reducir las inasistencias.
- Tu equipo de recepción se concentra en los pacientes que tiene enfrente.
El reto de la recepción en una clínica
Las llamadas a una clínica se concentran en los mismos momentos: a primera hora de la mañana, después del almuerzo y justo cuando la sala de espera está llena. La mayoría son preguntas que se repiten todos los días: horarios, dirección, si atienden con tal especialista, cómo prepararse para un procedimiento, cuánto cuesta una consulta.
A eso se suman las citas a las que el paciente no llega. Cada inasistencia es un espacio en la agenda que nadie aprovecha y un ingreso que se pierde.
Qué hace la recepcionista con IA en tu clínica
Toma solicitudes de cita
Pregunta el nombre del paciente, su teléfono, el servicio o especialista que necesita y los horarios que le sirven. Registra la solicitud completa para que tu equipo la confirme, sin tener que devolver la llamada para pedir datos que faltaron.
Responde las preguntas frecuentes
Horarios, ubicación, parqueadero, especialidades, medios de pago, preparación para exámenes o procedimientos. La recepcionista responde con la información que tú configuras, igual en cada llamada.
Transfiere lo que necesita una persona
Un paciente con un resultado pendiente, una consulta sobre un tratamiento en curso o cualquier caso delicado pasa directamente a tu equipo. Si nadie está disponible, la recepcionista toma el mensaje con todos los datos.
No da consejos médicos
La recepcionista con IA está para gestionar llamadas, no para orientar sobre síntomas o tratamientos. Se configura para no dar indicaciones médicas y, ante una posible urgencia, indicar al paciente que llame a la línea de emergencias 123 o acuda a urgencias.
Confirmaciones y recordatorios por WhatsApp
En Colombia, la mayoría de los pacientes revisa WhatsApp mucho antes que su correo. Por eso Dromlik conecta el número de WhatsApp Business de tu clínica con el mismo sistema que atiende tus llamadas:
- Confirmación de la cita por WhatsApp, con la fecha, la hora y la dirección.
- Recordatorio antes de la cita, para que el paciente confirme su asistencia o avise si necesita cambiarla.
- Instrucciones de preparación, como ayuno o documentos que debe llevar, enviadas con anticipación.
- Respuestas en una sola bandeja. Si el paciente responde, tu equipo ve el mensaje junto con el historial de sus llamadas, desde la misma plataforma.
Cuando un paciente avisa con tiempo que no puede asistir, ese espacio se puede ofrecer a otro. Es la forma más simple de reducir las inasistencias sin que tu equipo tenga que llamar uno por uno.
Beneficios para tu clínica
- Más citas agendadas. Las llamadas que antes se perdían ahora se convierten en solicitudes de cita.
- Menos inasistencias. Los recordatorios por WhatsApp ayudan a que los pacientes lleguen o avisen a tiempo.
- Una recepción más tranquila. Tu equipo atiende al paciente que está en el mostrador sin interrupciones constantes.
- Atención fuera de horario. Los pacientes que llaman en la noche o en festivos dejan su solicitud, y tu equipo la encuentra lista al día siguiente.
- Información consistente. Precios, preparación y políticas se comunican igual, sin depender de quién conteste.
Cuidado con los datos de tus pacientes
Los datos de salud son información sensible, y la ley colombiana de protección de datos personales exige un manejo especialmente cuidadoso. Por eso configuramos la recepcionista para que pida solo los datos necesarios para gestionar la cita, sin preguntar por síntomas ni historia clínica. También te recomendamos informar a los pacientes cuando una llamada se graba o la atiende un asistente virtual.
Para clínicas con varias sedes o especialidades
Si tu clínica tiene varias sedes o especialidades, el sistema telefónico en la nube de Dromlik reparte las llamadas al área correcta. Las colas mantienen a los pacientes en línea en las horas de más demanda, y los reportes muestran cuántas llamadas se pierden y cuándo. La recepcionista con IA atiende el desborde para que nadie se quede sin respuesta.
Por qué las clínicas eligen Dromlik
- Llamadas, WhatsApp e IA en una sola plataforma. No necesitas un proveedor para el teléfono, otro para WhatsApp y otro para la atención automática.
- Configurada para tu clínica. Preparamos la recepcionista con tus servicios, horarios y políticas, y la probamos contigo antes de activarla.
- Tu equipo sigue al mando. La IA gestiona lo repetitivo, y los casos que necesitan criterio siempre llegan a una persona.
- Conservas tu número. Tus pacientes siguen llamando al número de siempre; solo lo desvías a Dromlik.
Pruébala como si fueras un paciente
En una demo en vivo configuramos la recepcionista con la información de tu clínica. Luego la llamas para pedir una cita o hacer las preguntas que te hacen tus pacientes todos los días. Además, las primeras clínicas en Colombia reciben 2 meses gratis en planes anuales.
Escríbenos a info@dromlik.com o llámanos al +57 604 201 1111.
Preguntas frecuentes
¿La recepcionista agenda directamente en mi software de citas?
Depende del software que uses. Si es compatible, la cita puede registrarse directamente. Si no, la recepcionista toma la solicitud completa y tu equipo la confirma en la agenda. En la demo revisamos tu caso.
¿Qué pasa si un paciente llama con una urgencia?
La recepcionista no evalúa síntomas. Se configura para indicar al paciente que llame a la línea de emergencias 123 o acuda a urgencias, y puede transferir la llamada a tu equipo si así lo defines.
¿Puedo usar el WhatsApp que ya tiene la clínica?
En muchos casos sí, conectándolo a través de WhatsApp Business. Te asesoramos según cómo esté configurado tu número actual.
¿Sirve para un consultorio pequeño?
Sí. En un consultorio con una sola persona en recepción, o sin recepción, es donde más se nota. Cada llamada que atiende la recepcionista es un paciente que no se pierde.