Si tu empresa todavía depende de un conmutador físico, líneas fijas por sede y llamadas que nadie contesta después de las 6 p. m., la telefonía VoIP es probablemente el cambio con más impacto que puedes hacer este año. En esta guía explicamos qué es la VoIP, qué necesitas para usarla en Colombia y qué buscar en un proveedor. Lo hacemos desde la experiencia de Dromlik, un sistema telefónico en la nube que combina extensiones para tu equipo con una recepcionista con IA que atiende en español.
En resumen:
- La VoIP lleva las llamadas de tu empresa por internet y reemplaza el conmutador físico por un sistema en la nube.
- Para empezar solo necesitas una conexión a internet estable y el celular, el computador o un teléfono IP de cada persona.
- Tu número actual puede seguir activo: lo desvías al nuevo número local y tus clientes no notan el cambio.
- Una recepcionista con IA atiende fuera de horario, toma reservas y citas y transfiere a tu equipo cuando hace falta.
¿Qué es la VoIP y en qué se diferencia de una línea fija?
VoIP (voz sobre IP) significa que tus llamadas viajan por internet en lugar de por la red telefónica tradicional. En la práctica, el conmutador que antes estaba en un cuarto de equipos ahora vive en la nube. A eso se le llama PBX en la nube o conmutador virtual.
Para tu equipo, la diferencia se nota de inmediato:
- Cada persona tiene su extensión, y la usa desde una app en el celular, desde el computador o desde un teléfono IP de escritorio.
- Las llamadas siguen a las personas: si alguien trabaja desde otra sede o desde casa, recibe las llamadas igual que en la oficina.
- Todo se administra desde un panel web: agregar un usuario, cambiar un horario o modificar el menú de bienvenida toma minutos, sin visita de técnico.
Por qué las empresas en Colombia están pasando a VoIP
El motivo principal no es la tecnología, sino cómo trabaja el equipo. Estas son las razones que más escuchamos:
- Varias sedes, un solo sistema. Una empresa con oficinas en Bogotá y Medellín puede transferir llamadas entre sedes como si estuvieran en el mismo piso.
- Menos llamadas perdidas. Los grupos de timbrado, las colas y los desvíos inteligentes hacen que una llamada no se quede sonando en un escritorio vacío.
- Crecer sin cambiar de equipo. Abrir una sede o sumar personas significa crear usuarios nuevos, no comprar otro conmutador.
- Visibilidad. Sabes cuántas llamadas entran, cuántas se pierden y a qué horas, en lugar de suponerlo.
Qué debe incluir un buen conmutador en la nube
No todos los sistemas VoIP son iguales. Antes de elegir, revisa que tenga al menos lo siguiente:
- Menú de bienvenida (IVR) para dirigir cada llamada al área correcta: reservas, citas, ventas, administración.
- Horarios y festivos configurables, para que fuera de horario la llamada vaya a buzón, a un celular de guardia o a una recepcionista con IA.
- Grabación de llamadas para control de calidad y capacitación. Recuerda informar a quien llama, de acuerdo con la normativa colombiana de protección de datos.
- Buzón de voz al correo, transferencias, llamadas en espera y conferencias.
- Apps para celular y computador, para que nadie dependa de estar en su puesto.
- Integraciones con las herramientas que ya usas, como CRM o sistemas de reservas.
- Reportes de llamadas claros, no solo un listado de registros.
Si tu equipo atiende un volumen alto de llamadas, busca también funciones de centro de contacto: colas con distribución automática, panel de supervisor y la posibilidad de escuchar o intervenir llamadas para capacitar al equipo.
El número: números locales y qué pasa con tu número actual
Con Dromlik recibes números locales colombianos para tu empresa. Así tus clientes llaman a un número de su ciudad y tú gestionas todo desde la nube.
Si ya tienes un número que tus clientes conocen, no tienes que abandonarlo. Puedes desviar las llamadas de ese número al nuevo número de Dromlik, y desde ahí entran a tu menú, a tu equipo o a la recepcionista con IA. Para quien llama, nada cambia.
Qué conexión a internet necesitas
La calidad de una llamada VoIP depende más de la estabilidad de la conexión que de la velocidad. Algunas recomendaciones prácticas:
- Fibra óptica siempre que esté disponible. En las principales ciudades del país es la opción más estable.
- Cable antes que Wi-Fi para los puestos con más llamadas, como la recepción o el equipo comercial.
- Prioridad para la voz en el router, si tu proveedor o tu técnico pueden configurarla.
- Un plan B: si se cae el internet de la oficina, la app en el celular permite seguir atendiendo con datos móviles.
Como referencia, cada llamada simultánea usa muy poco ancho de banda, unos 100 kbps. Una conexión de oficina normal soporta sin problema varias llamadas a la vez, siempre que sea estable.
Recepcionista con IA: atender cada llamada, también fuera de horario
La telefonía VoIP resuelve cómo se reparten las llamadas dentro del equipo. Aun así, queda un problema: las llamadas que llegan cuando nadie puede contestar. En un restaurante, eso pasa en plena hora de servicio. En una clínica, cuando la recepción ya está con otro paciente. En casi cualquier negocio, después del horario.
La recepcionista con IA de Dromlik atiende esas llamadas en español natural. Puede:
- Responder preguntas frecuentes: horarios, ubicación, parqueadero, servicios.
- Tomar reservas y solicitudes de cita.
- Transferir a una persona del equipo cuando la llamada lo requiere.
- Dejarte un resumen de cada conversación para que nadie tenga que devolver llamadas a ciegas.
Para restaurantes, Dromlik se integra con OpenTable, TheFork y Eat App. Así la información de las reservas y del cliente queda donde tu equipo ya trabaja.
Por qué las empresas eligen Dromlik
- Teléfono e IA en un solo sistema. No necesitas un proveedor para las líneas y otro para la atención automática: las extensiones de tu equipo y la recepcionista con IA funcionan sobre la misma plataforma.
- Integraciones que ahorran trabajo. Conectamos el teléfono con sistemas de reservas y con CRM como Salesforce, HubSpot y Zoho, para que las llamadas no queden aisladas del resto de la operación.
- Configurado para tu caso. Antes de empezar, ajustamos el menú, los horarios y la recepcionista con IA a cómo funciona tu negocio. No te entregamos una plantilla genérica.
- Sin instalaciones físicas. No hay conmutador que comprar ni cableado especial. Tu equipo empieza a usar el sistema desde el celular o el computador.
Mira cómo funcionaría en tu negocio
La mejor forma de evaluar un sistema telefónico es probarlo con tus propias llamadas. En una demo en vivo puedes hablar directamente con la recepcionista con IA, configurada para tu tipo de negocio y conectada al sistema de reservas que ya usas. Además, los primeros clientes en Colombia reciben 2 meses gratis en planes anuales.
Escríbenos a info@dromlik.com o llámanos al +57 604 201 1111 para agendar tu demo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito comprar teléfonos nuevos?
No necesariamente. Tu equipo puede usar la app en el celular o en el computador. Si prefieres teléfonos de escritorio, se pueden usar teléfonos IP compatibles.
¿Puedo seguir usando mi número actual?
Sí, desviándolo al número local que te asigna Dromlik. Tus clientes siguen marcando el mismo número de siempre.
¿La recepcionista con IA suena natural en español?
Sí. Atiende en español y se configura con la información de tu negocio, como horarios, servicios y políticas de reserva. Si la conversación lo requiere, transfiere la llamada a tu equipo.
¿Qué pasa si se cae el internet?
El sistema está en la nube, así que sigue funcionando. Puedes desviar las llamadas a celulares o atenderlas desde la app con datos móviles hasta que vuelva la conexión.